Overbooking es una situación en la que tiene más reservas que la capacidad de alojamiento de su establecimiento.
La herramienta ideal para evitar el overbooking es el Channel manager. Se encarga de la sincronización automática de la ocupación entre el sistema hotelero y los catálogos de alojamiento.
¿Ya tienes un Channel manager y crees que la sobreventa nunca puede ocurrir? Desafortunadamente, esto puede suceder de vez en cuando.
Hay 2 causas principales que veremos individualmente:
Catálogos como Booking.com no conocen sus habitaciones individuales (por ejemplo, 201, 202, 203).
Solo sabe que tienes, por ejemplo, 5 habitaciones del tipo "Doble estándar" y conoce la capacidad de alojamiento en días individuales (fechas).
En el pico de alojamiento, cuando tienes una ocupación alta, se puede dar esta situación, por ejemplo:
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Sra. Emilia Sánchez desea reservar una habitación "Doble Estándar" a partir del 29.09. - 03.10.
Booking.com comprobará la capacidad de tu alojamiento y comprobará que tienes una capacidad libre a partir del 29.09. - 03.10. Por lo tanto, permitirá reservas en este período.
Pero Booking.com ya no puede reconocer eso a partir de la 29.09. - 02.10. está disponible la habitación 202 y desde el 01.10. - 03.10. está disponible la habitación 221 y el huésped deberá mudarse durante el proceso de reserva.
Este problema no se puede prevenir técnicamente en ningún catálogo, porque los catálogos no funcionan con habitaciones individuales, solo con tipos de habitaciones. La única prevención posible es distinguir los tipos de habitaciones tanto como sea posible y tener la menor cantidad posible de habitaciones en cada tipo de habitación.
Trevlix le notifica en la notificación de la reserva que no hay ninguna habitación libre de este tipo y establece la reserva como "lista de espera".
Hay 2 soluciones posibles:
A) Si al huésped no le importa que tenga que mudarse, entonces la reserva del huésped se dividirá en 2 reservas separadas. Acortas la primera reserva a la fecha en que la primera habitación disponible está disponible y la cambias al estado "Confirmado". Luego crea una segunda reserva para el resto de la fecha reservada en la segunda habitación disponible. Si Trevlix informa este tipo de error, es necesario (si el huésped acepta mudarse) dividir la reserva en 2 reservas separadas con un estado de bloqueo (por ejemplo, confirmada u opcional) lo antes posible, para que no haya reservas adicionales en el periodo sin resolver.
B) Informa un error a Booking.com (al reservar alojamiento en una habitación disponible discontinuamente, el huésped tendría que mudarse) y Booking.com generalmente intentará organizar un alojamiento alternativo para el huésped.
El administrador de canales importa nuevas reservas de catálogos tan pronto como el catálogo las entrega (generalmente dentro de 1 minuto) y sincroniza automáticamente la ocupación en intervalos de cinco minutos. Si se realizan varias reservas del mismo tipo de habitación de diferentes fuentes al mismo tiempo dentro de los 5 minutos, se puede producir un exceso de reservas. Lo averiguarás según el momento de la reserva, que será prácticamente el mismo.
Desafortunadamente, no es posible tratar por completo la situación cuando los huéspedes de diferentes fuentes reservan la última habitación del mismo tipo desde diferentes lugares al mismo tiempo.
Este tipo de overbooking no es común. Si alguna vez sucede, especialmente en el pico (cuando se agotan las capacidades de alojamiento de todos los proveedores de alojamiento) para reservas de última hora. Así que considere, por ejemplo, si no establece un límite de reserva con al menos 1 o 2 días de anticipación en las horas pico.
Si tiene una experiencia más larga con, por ejemplo, el catálogo de Booking.com, entonces sabe que:
a) puede obtener reservas muy bien
b) definitivamente no es una aplicación perfecta
Si tienes una larga experiencia con el funcionamiento de Booking (independiente, sin Channel Manager), probablemente te haya pasado que el Catálogo de Booking en ocasiones ha hecho overbooking por sí mismo. Es decir. por ejemplo, en una habitación que solo tienes 1, te hizo 2 reservas en un plazo. No sucede muy a menudo, pero vemos muchas cuentas de Booking, por lo que hemos visto muchos ejemplos de este tipo.
Por ejemplo, si activamos el Channel Manager de un alojamiento pico más grande, luego de la importación inicial de reservas, Trevlix a veces descubrirá e informará que ha importado más reservas del catálogo de Booking.com que la capacidad de alojamiento.
Desafortunadamente, ningún sistema puede manejar un error que ocurre directamente en el catálogo de alojamiento.
Trevlix solo te notificará en la notificación de la reserva que no hay ninguna habitación libre de este tipo y pondrá la reserva como "pendiente de aprobación".
Informar un error en el soporte de la extranet de Booking (Booking ha realizado más reservas que la capacidad del tipo de habitación). El soporte a veces reconocerá el error y le proporcionará al huésped un alojamiento alternativo, a veces le dirá que el error está en todas partes menos en el catálogo de reservas. En tal caso, lamentablemente, no tiene otra opción que evaluar los pros y los contras del catálogo y aceptar la situación o no cooperar con el catálogo. No se puede hacer nada más.
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